書信內容其實100%都可以遵從一條百塔公式: 「書信4元素」：
1. 寫作【目】的、
2. 【介】紹主題、
3. 【說】明仔細、
4. 【盼】望將來。
再配合恰當的「上下款」設置，寫一篇有具體內容、有恰當語調 的Letter Writing是「有公式可循」的。
此系列文章分兩部份:
Part 1 : 以Letter of Apology作範例解說，如何使用內容百塔公式–【書信內容4元素】。
Part 2：恰當設置「上下款」與Writing Tone的關係。
PART 1: 「書信4元素」(百搭公式)
A) 關於Business Email 9種功能
之前已講了Business Email有三類，分別為「問答型」、「禮節型」、「說理型」(每類型都有3個功能，所以3類x3功能=9種功能)，【making an apology】是屬於禮節型功能。
基本上懂這9種功能的混合應用，全方位掌握Business Writing就不難。
B) 如何運用「書信4元素」制定內容？
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口訣 |
書信4元素: 【目】、【介】、【說】、【盼】 口訣是一個日本名字:「木介雪盼」小姐。
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4元素 |
1. 【目】的直說 2. 【介】紹〈自己〉/〈事件〉- 設置1/2句〈簡短主題句〉 3. 【說】明<行動>、<心態>，其中可加插〈吹捧說話〉。 4. 【盼】望與感謝<行動>、<心態>，其中可加插〈吹捧說話〉 |
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技巧1: 具體性 (最主要) |
-內容要盡量concrete(具體)! (換句話說，公開試就需要代入自己進職場處境，所以是需要【編劇能力】)
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技巧2: 比重性
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「書信4元素」的比重，會視乎該Business Email的類型，有【比重上】的調節。例如: 一封求職信(Application Letter)，在【介】紹自己，這個元素上會佔最大比重。
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技巧3: 先【介】紹?還是先交代【目】的?
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另外，有些情況宜「先介紹自己」，才講出「寫作目的」。那麼，【目、介、說、盼】的次序，有時會改變成【介、目、說、盼】 例如(此範例): 這是一封建議合作信(Letter of establishing cooperation)，應該先【介紹】自己是誰，才再交代寫作【目的】–能合作嗎?
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最終口訣 |
口訣是一個日本名字:【木介雪盼】小姐/ 【介木雪盼】小姐都可以！
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範例5: Making an apology
Dear Franky,
【目】I am writing to say sorry that 【介】I’ll be 2-2.5 hours late to meet you at the airport tomorrow.
【說】<行> My brother-in-law who has been hospitalized for almost a month would be discharged just about the same time you will be arriving tomorrow. He and my wife are expecting me to drive him to his house. <心>It is hard to reject this because of my family role.
<行> From the time I meet him to driving him to his house, it’s about 1.5 hours. And I’ll still take around 1 more hour to get to the airport and find a parking space. I suggest that on your arrival, go to the Starbucks on the right corner of the arrival exit, where we met Tony three months ago. 〈心〉All expenses would be counted on me.
Is it OK?
【盼】<心>I cherish our relationship. I want to see you happy and comfortable. Thanks for your understanding.
Take care,
BIlly Chan
中譯(直譯):
【目】我寫信是為了說聲對不起，【介】明天我將會延遲2-2.5小時到機場跟你會面。【說】<行>我的內兄入醫院已差不多一個月，明天的出院時間剛剛就是你明天到達的時間。他與我的太太都在期望我駕車送他回家。〈心〉由於我的家庭角色，我很難拒絕。
<行>從我見到他的時間到駕車送到他的家，大約1.5小時。然後，我將用大約1小時才到達機場並找到車位。我建議你到達後，到抵達出口的右角有Starbucks—三個月前我們會見過Tony的那間。〈心〉所有支出我負責啦，可以嗎?
【盼】〈心〉我珍惜我們的關係。我想見到你開心、舒適。謝謝你的理解。
這篇的 【書信4元素】公式 範例5 解說:
1. 【目】:目的- a letter of apology 【to say sorry that】
2. 【介】:介紹〈事件〉- 【I’ll be 2-2.5 hours late to meet you at the airport tomorrow】- 設置1/2句〈簡短主題句〉
3. 【說】: 要特別注意對方的〈心態〉，因為你在請求別人原諒。要【說出】具體〈行動〉交代為什麼要請求原諒(如果是考試題目的話，可以運用【編劇能力】，自己合理地「編」！)。
4. 【盼】盼望與感謝: 加上考慮對方〈心態〉的「吹棒說話」，是合宜的【I cherish our relationship. I want to see you happy and comfortable. Thanks for your understanding.】。
3點寫作技巧解說:
技巧1: Business English 一般要求concrete(具體清楚)。
– 【說】這部份: <Why>=hospitalized; <When>=for almost a month/the time you will be arriving; ; <Where>=to his house; <Who>=brother in law/ my wife; <How>= get to the airport and find a parking space…
問: 編劇能力如何加強?
答: 原因/目的(why)、時間(when)、地點(where)、人物(who)、物件(which)，如何(how)共6個w。如有必要，都可仔細寫清楚(考試時自己編作)。
技巧2: 情節是要提出〈抱歉〉，【說明】自己的困難—應該佔最重比例。
技巧3: 因為對方跟你熟悉，直接一開始交代【目】的–say sorry，不用轉彎抹角。用語這次可以用Casual Tone (寫得較口語，如刻意用Short Forms, e.g. I’ll / It’s )。口語式: Thanks for ….而不用Thank you for…
PART 2: Email「上下款」的制定原理
至於為何這Email上款用Franky/下款配Take care，原因是跟對方已有較長久的關係，不應太遠距離(宜Casual tone)之故。請參考【按此: PART 2 五種Email上下款的配搭原理】。